Pengertian Kesekretariatan

 Definisi Kesekretariatan

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai retaris,Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurndan tata kerjaaan organisasi .

Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris
A.Ruang Lingkup
• Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
•Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
•Menyelenggarakan rapat-rapat.
•Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan
- Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
- Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
- Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
C. Fungsi
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
- Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
- Sebagai pusat dokumentasi


Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi

•Peran Strategis
•Peran Teknis
•Peran Pendukung


Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
•Syarat Pengetahuan
•Syarat Keterampilan
•Syarat Kepribadian


Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
a.Menerima tamu
b.Menerima telepon
c.Mengambil dikte dan melatinkan
d.Menyimpan surat

FUNGSI DAN TUGAS

A. Kepala Badan

1. Menyusun arahan kebijakan teknis ketahanan pangan dan pelaksana penyuluhan.
2. Menyelenggarakan koordinasi lintas sektor dan lintas wilayah dalam pelaksanaan fungsi ketahanan pangan dan pelaksana penyuluhan.
3. Melaksanakan pembinaan teknis, koordinatif dan administratif bidang ketahanan pangan dan pelaksana penyuluhan.
4. Melaksanakan evaluasi dan analisis kondisi ketahanan pangan sebagai bahan kebijakan Bupati.
5. Melaksanakan pembinaan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia sesuai dengan bidang tugasnya.
6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Bupati.

B. Sekretaris

1. Merencanakan operasionalisasi pengelolaan Administrasi dan Kepegawaian, perencanaan, dan pelaporan, serta keuangan;
2. Memberi tugas kepada bawahan dalam pengelolaan urusan administrasi dan kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan pelaporan serta keuangan.
3. Menyusun rencana kerja tahunan administrasi dan kepegawaian, keuangan, penatausahaan barang dan perencanaan pada Badan Ketahanan Pangan dan Pelaksana Penyuluhan.
4. Melaksanakan pembinaan administrasi perkantoran, penatausahaan keuangan, pengelolaan barang dan administrasi kepegawaian.
5. Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian kelompok jabatan fungsional penyuluh.
6. Melaksanakan analisis kebutuhan pegawai dan analisis beban kerja.
7. Menyelenggarakan rapat dan pertemuan kedinasan sesuai dengan pokok bahasan dan materi.
8. Melaksanakan pembinaan dan penegakan disiplin pegawai / korps.
9. Menyelenggarakan urusan kerumah tanggaan Badan Ketahanan Pangan dan Pelaksana Penyuluhan.
10. Melaksanakan koordinasi penyusunan rencana kerja tahunan dan koordinasi penyusunan rencana program lintas sektor dan wilayah.
11. Melaksanakan koordinasi perumusan dan pengendalian program ketahanan pangan dan pengembangan sumber daya penyuluh.
12. Menyelenggarakan mekanisme koordinasi dan kesekretariatan dewan ketahanan pangan.
13. Menyusun rencana kerja tahunan dewan ketahanan pangan, analisis potensi sumber daya wilayah, prognosa pelaksanaan program.
14. Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan tahunan dan evaluasi tahunan dewan ketahanan pangan.
15. Menyusun rancangan analisis kebijakan sebagai bahan kebijakan atasan.
16. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.

1. Kepala Sub Bagian Administrasi dan Kepegawaian

1. Menyusun rencana kerja tahunan sub bagian.
2. Melaksanakan pengurusan, pengaturan dan pengamanan administrasi umum, dokumen kedinasan sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
3. Melaksanakan pengelolaan, pengaturan dan pengurusan kegiatan protokoler dan perjalanan kedinasan.
4. Memberikan pelayanan umum kepada tamu / masyarakat dalam urusan kedinasan.
5. Mempersiapkan keperluan rapat dinas dan melaksanakan tugas notulensi kedinasan.
6. Melaksanakan pengurusan administrasi kepegawaian dan sosialisasi peraturan perundangan tentang kepegawaian.
7. Melakukan pengawasan pelaksanaan peraturan perundangan tentang kepegawaian.
8. Melaksanakan pengaturan, pengamanan dokumen dan pengawasan disiplin pegawai.
9. Menyusun rencana kebutuhan dan pengurusan prosedur pendidikan dan pelatihan pegawai.
10. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.

1.1 Staf Sub Bagian Administrasi dan Kepegawaian, Membatu Pelaksanaan Tugas:

1. Menyusun rencana kerja tahunan sub bagian.
2. Melaksanakan pengurusan, pengaturan dan pengamanan administrasi umum, dokumen kedinasan sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
3. Melaksanakan pengelolaan, pengaturan dan pengurusan kegiatan protokoler dan perjalanan kedinasan.
4. Memberikan pelayanan umum kepada tamu / masyarakat dalam urusan kedinasan.
5. Mempersiapkan keperluan rapat dinas dan melaksanakan tugas notulensi kedinasan.
6. Melaksanakan pengurusan administrasi kepegawaian dan sosialisasi peraturan perundangan tentang kepegawaian.
7. Melakukan pengawasan pelaksanaan peraturan perundangan tentang kepegawaian.
8. Melaksanakan pengaturan, pengamanan dokumen dan pengawasan disiplin pegawai.
9. Menyusun rencana kebutuhan dan pengurusan prosedur pendidikan dan pelatihan pegawai.
10. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.
11. Memelihara, Menjaga Keamanan Dan Kebersihan Kantor

2. Kepala Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan

1. Menyusun rencana kerja tahunan sub bagian.
2. Menyusun rencana kebutuhan dan penggunaan anggaran.
3. Menyusun laporan penggunaan, perkembangan inventaris barang dan pengurusan administrasi pengelolaan barang (pengadaan, pemeriksaan, penyimpanan, distribusi dan penghapusan).
4. Melaksanakan pengurusan, pemgaturan dan pengelolaan administrasi keuangan sesuai peraturan perundangan yang berlaku
5. Meneliti kelengkapan dokumen pengajuan anggaran.
6. Melaksanakan verifikasi dan pengesahan surat pertanggung jawaban pengguna anggaran.
7. Menyusun laporan penggunaan dan perkembangan anggaran.
8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.

2.1 Staf Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan, Membatu Pelaksanaan Tugas:

1. Menyusun rencana kerja tahunan sub bagian.
2. Menyusun rencana kebutuhan dan penggunaan anggaran.
3. Menyusun laporan penggunaan, perkembangan inventaris barang dan pengurusan administrasi pengelolaan barang (pengadaan, pemeriksaan, penyimpanan, distribusi dan penghapusan).
4. Melaksanakan pengurusan, pemgaturan dan pengelolaan administrasi keuangan sesuai peraturan perundangan yang berlaku
5. Meneliti kelengkapan dokumen pengajuan anggaran.
6. Melaksanakan verifikasi dan pengesahan surat pertanggung jawaban pengguna anggaran.
7. Menyusun laporan penggunaan dan perkembangan anggaran.
8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.

3. Kepala Sub Bagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan

1. Melaksanakan penyusunan perencanaan dan program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan;
2. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan dan program bidang yang meliputi bidang ketahanan pangan, programa dan materi penyuluhan serta kelembagaan dan sumber daya penyuluhan;
3. Melaksanakan penyusunan bahan perencanaan umum bidang ketahanan pangan, programa dan materi penyuluhan serta kelembagaan dan sumber daya penyuluhan;
4. Melaksanakan monitoring dan pengendalian kegiatan;
5. Melaksanakan penyusunan dan pengkajian LAKIP Badan;
6. Melaksanakan penyusunan bahan evaluasi dan laporan kegiatan Sub. Bagian Perencanaan Evaluasi Dan Pelaporan;
7. Melaksanakan pengelolaan system informasi bidang ketahanan pangan;
8. Melaksanakan telaah staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
9. Melaksanakan tugas Kesekretariatan Dewan Ketahanan Pangan;
10. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
11. Melaksanakan tugas – tugas yang diberikan atasan.

3.1 Staf Sub Bagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan, Membatu Pelaksanaan Tugas:

1. Melaksanakan penyusunan perencanaan dan program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan;
2. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan dan program bidang yang meliputi bidang ketahanan pangan, programa dan materi penyuluhan serta kelembagaan dan sumber daya penyuluhan;
3. Melaksanakan penyusunan bahan perencanaan umum bidang ketahanan pangan, programa dan materi penyuluhan serta kelembagaan dan sumber daya penyuluhan;
4. Melaksanakan monitoring dan pengendalian kegiatan;
5. Melaksanakan penyusunan dan pengkajian LAKIP Badan;
6. Melaksanakan penyusunan bahan evaluasi dan laporan kegiatan Sub. Bagian Perencanaan Evaluasi Dan Pelaporan;
7. Melaksanakan pengelolaan system informasi bidang ketahanan pangan;
8. Melaksanakan telaah staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
9. Melaksanakan tugas Kesekretariatan Dewan Ketahanan Pangan;
10. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
11. Melaksanakan tugas – tugas yang diberikan atasan.

Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakanmenjadi 2 (dua) macam yaitu:
Sekretaris eksekutif
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.
Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.

Macam-macam Sekretaris Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya macam sekretaris dapat dibedakan menjadi 2(dua) macam yaitu:
Sekretaris senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.
Sekretaris junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris.
Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.

Tugas sekretaris
1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
Membuka surat.
Menerima dikte.
Menerima tamu.
Menerima telepon.
Menyimpan arsip/surat.
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesainnya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
Menyusun surat rahasia (confidential).
Menyusun acara pertemuan bisnis.
Pembelian kado atau cindera mata.
Dan lain-lain.
Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau ansuransi dari suatu badan atau instansi.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
Mengurusi Rumah tangga kantor.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
§ Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
§ Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
§ Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.
2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.
3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.
b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.
Tanggung Jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melaluipengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.